Kontrola PIP – jak się do niej przygotować?

Kontrola PIP w miejscu pracy może wywoływać poruszenie i wzbudzać dodatkowe emocje. Jednak czy faktycznie musisz obawiać się kontroli Państwowej Inspekcji Pracy? Często sama jej nazwa sprawia, że pracodawcy w popłochu zaczynają szukać dokumentów, o które pytają pracownicy kontroli i tracą głowę. Dowiedz się, czy Twoje obawy są słuszne oraz jak możesz się przygotować i sprawić, że Kontrola PIP będzie dla Ciebie jedynie czystą formalnością, a nie niepotrzebnym stresem.

Kontrola PIP – co sprawdza?

Działania Państwowej Inspekcji Pracy mają za zadanie sprawdzić poziom bezpieczeństwa, higieny pracy, przestrzegania prawa pracy oraz legalności zatrudnienia pracowników. Od pracodawcy wymaga się, aby prowadził odpowiednio dla każdego zatrudnianego pracownika dokumentacje zatrudnienia. Kontrolera PIP nie obowiązują zapisy związane z RODO. Może on przeglądać wszystkie akta i dokumenty pracownicze, o jakie Cię poprosi.

Co więcej, nie możesz odmówić mu wejścia do żadnego z pomieszczeń, a on sam może zajrzeć wszędzie, gdzie będzie miał potrzebę. W szczególności kontroler zwróci uwagę na:

• akta osobowe pracowników,
• ewidencję czasu pracy – zainteresują go szczególnie nadgodziny, urlopy, a także praca w święta i niedziele,
• upewni się, że pracownicy na określonych stanowiskach mają niezbędne kwalifikacje (np. do obsługi maszyn) i czy posiadają aktualne zaświadczenie od lekarza medycyny pracy o braku przeciwwskazań do wykonywanych obowiązków,
• przyjrzy się wynagrodzeniom za pracę, wypłacanym premiom oraz dodatkom,
• zwróci uwagę na sposób zatrudnienia, który proponujesz swoim pracownikom – w szczególności tym młodocianym i cudzoziemcom,
• zostaniesz poddany kontroli legalności zatrudnienia swoich pracowników
• BHP w miejscu pracy – jest to ważny aspekt, który będzie sprawdzany podczas kontroli PIP,
• upewni się, że uzupełniłeś braki, jeśli takie zaistniały po ostatniej kontroli.

Najprawdopodobniej kontroler PIP będzie chciał porozmawiać z Tobą jako właścicielem firmy. Nie wyklucza się również możliwości rozmów z pracownikami i wydania poświadczenia o legalności ich zatrudnienia.

Czy da się przygotować do Kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy?

Musisz mieć świadomość, że kontroler z Państwowej Inspekcji Pracy może, ale nie zawsze musi zapowiedzieć wcześniej kontrolę w Twoim zakładzie pracy. Nie jesteś więc w stanie przygotować się na konkretny dzień, w którym ma zostać przeprowadzona kontrola PIP. Inspektorzy mogą Cię odwiedzić każdego dnia o dowolnej godzinie.

Powinni mieć ze sobą legitymację służbową i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli w Twoim zakładzie pracy. Nie możesz odmówić przeprowadzenia kontroli, jednak zanim się ona zacznie, masz prawo zobaczyć legitymacje oraz upoważnienie kontrolera.

Zatem, czy da się przygotować do Kontroli PIP? Kiedy przyjdzie niezapowiedziana, to nie ma takiej możliwości. Jeśli w Twojej firmie nie wszystko działa tak, jak powinno, przysłowiowo nie zamieciesz swoich błędów pod dywan, kiedy nagle ujrzysz w drzwiach kontrolera PIP.

Możesz jednak być gotowy na kontrolę zawsze i nie musi Ci ona spędzać snu z powiek. Jak to zrobić?

• Zawsze warto posiadać porządek w dokumentach i aktach pracowników.
• Upewniać się, że cudzoziemcy mają pozwolenie na pracę.
• Dbać o codzienne zachowanie zasad BHP, które będą wpływały na bezpieczeństwo w zakładzie pracy – nie tylko na papierze.

Co najczęściej kontroluje PIP?

Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy mają na celu dbanie o pracowników – o godziwe wynagrodzenie i odpowiednie traktowanie ich w miejscu pracy.

Wszędzie tam, gdzie istnieje wysoki wskaźnik rejestrowanych wypadków przy pracy, kontrole PIP mogą odbywać się częściej (np. w firmach budowlanych i innych miejscach, w których pracownicy narażają swoje zdrowie, aby wykonywać obowiązki służbowe). Inspektor sprawdza wówczas, w jakim stopniu przestrzega się zasad bezpieczeństwa oraz higieny pracy. Jeśli w Twojej firmie zdarzały się już wypadki przy pracy, także musisz liczyć się ze wzmożonymi kontrolami PIP.

Zakończenie kontroli PIP – jakie masz prawa jako przedsiębiorca?

Swoją wizytę inspektor PIP zakończy wręczeniem Ci notatki lub protokołu. Jeśli wszystko w Twojej firmie funkcjonuje prawidłowo i podczas kontroli nie stwierdzi on żadnych problemów, wówczas sporządzi jedynie notatkę z kontroli.

Natomiast protokół otrzymasz, jeśli w Twojej firmie występują nieprawidłowości. Aby się do niego odnieść i ewentualnie zgłosić uwagi, masz na to 7 dni. W ciągu nie dłuższym niż 30 dni masz także obowiązek powiadomić Państwową Inspekcję pracy o realizacji wniosków, które zostały spisane przez kontrolera w protokole podczas kontroli PIP

Kontrola PIP kary – za jakie wykroczenia poniesiesz konsekwencje? 

Jeśli łamiesz prawo pracy, musisz się liczyć z karami, które mogą zostać na Ciebie nałożone nie tylko w formie pieniężnej. Za brak pisemnego potwierdzenia warunków umowy przed dopuszczeniem pracownika do pracy zapłacisz od 1 tys. nawet do 30 tys. zł grzywny. Jeśli sytuacja ma miejsce już któryś, raz musisz się liczyć z tym, że kara finansowa wzrośnie nawet pięciokrotnie.

Jeśli inspektor podczas kontroli PIP wykryje w Twojej firmie nieprawidłowości, ma możliwość nałożenia na Ciebie mandatu, który wynosi od 1 tys. do 2 tys. złotych. Karę finansową poniesiesz również, kiedy będziesz utrudniał przeprowadzenie kontroli PIP w swoim zakładzie pracy.

Jeśli okaże się, że zatrudniasz pracowników nielegalnie, inspektor pracy będzie mógł powiadomić o tym ZUS, urząd kontroli skarbowej, czy policję i straż graniczną, co spowoduje dalsze problemy.

Jednak konsekwencje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy to nie tylko kary pieniężne.

Kontroler w protokole może wezwać Cię do:

• usunięcia uchybień w konkretnym terminie,
• wstrzymania prac, gdy naruszenia w Twojej firmie mogą mieć negatywny wpływ na zdrowie lub życie pracowników,
• zaprzestania używania maszyn uznanych za niebezpieczne.

Nie warto traktować organu kontroli jak zła koniecznego. Jeśli podczas codziennej pracy masz na uwadze dobro swoich pracowników, wykorzystaj tę szansę. Być może uda Ci się dowiedzieć, jak jeszcze lepiej organizować pracę zatrudnionych w firmie osób, by nie narażać ich na ryzyko związane z utratą zdrowia podczas wykonywania zawodowych obowiązków.